作者:李学莲

出处:甲午网栏目:(暂缺)发表日期:2012年2月12日

摘要:中国甲午战争博物馆档案工作经历了从无到有、从小到大、不断提高完善的发展过程。初步形成了门类齐全、结构合理、管理科学、有效利用的档案事业体系。目前,档案管理已进入信息化管理阶段。

关键词: (暂缺)

我在中国甲午战争博物馆从事档案工作20余年。中国甲午战争博物馆档案工作经历了从无到有、从小到大、不断提高完善的发展过程。初步形成了门类齐全、结构合理、管理科学、有效利用的档案事业体系。目前,档案管理已进入信息化管理阶段。

档案管理

档案管理

一、档案工作二十年的发展历程

建馆之初,百废待兴。工作、生活条件十分困难,无电、无自来水、缺钱少人(编制仅4人),没有专职档案员负责文物资料的管理工作。馆存档案资料很少,经搜集,建馆当年的档案只有3卷。最早保存的文书档案是成立北洋海军提督署文物管理所的批文[威政发(1985)73号]。

1988年1月1日,《档案法》实施。1988年1月13日,北洋海军提督署及其附属建筑被国务院公布为第三批全国重点文物保护单位,这为中国甲午战争博物馆事业全面快速发展提供了新的机遇,也使我馆档案工作面临着新的挑战。馆领导对档案工作高度重视,在档案库房和配套设备条件暂不具备的情况下,于1988年4月,派我参加了省、市档案主管部门组织的档案业务培训。我也珍惜机会,认真学习,以优异的成绩取得了结业证书和上岗证书。

1988年10月,博物馆经多方努力,自筹资金2万多元,挤出北洋海军提督署一进院大门东导厅60余平方米偏房作为临时档案室,隶属办公室管理。配置了486微机、吸尘器、去湿机各一台,档案柜2组和标准档案盒500多个及一些辅助用品等,档案室初具规模。为了提高全馆职工对档案工作重要性的认识,弥补前期档案工作的缺失,馆内开展了学习贯彻《档案法》活动,重点加强原始文件资料的收集,形成了以专职档案员为骨干,各科室兼职档案员为补充,职工全员参与档案工作的组织网络。1988年10月筹建档案室时仅归集到各类档案12卷,而截止1989年底归集档案增加到53卷,其中文书档案16卷、会计档案12卷、个人档案15卷、照片等档案10卷。

巧妇难为无米之炊。没有文物史料,举办陈列展览、开展学术研究和搞好宣传教育,根本无从谈起。这一时期,我们进一步加强了文物史料的征集和归档工作,档案数量不断增加,门类结构不断完善,质量不断提高,各项规章制度也逐步完善起来。档案室也于1996年12月被评为省二级档案室。

首先,从基础性工作抓起。1990年10月,我馆按照国家文物局提出的全国革命遗址“四有”工作要求,历时8年,耗资30多万元,陆续完成了刘公岛甲午战争纪念地全部28处文物保护单位的建档工作,并由威海市政府批准和公布了纪念地的保护范围。这些基础性文保工作档案资料,共立17卷,标志着我馆负责管理保护的这28处文化遗址终于有了自己的“地契”,具有很高的史料价值。

其次,坚持走出去、请进来,广征史料。面对馆藏文物史料的空白,戚俊杰馆长亲自带队,走南闯北,殚精竭虑,广开渠道,进行收集工作。通过寻访北洋海军将士后裔、邀请国际友人和专家学者支持指导、举办国际展览,以牵线搭桥、回收保护文物、请党和国家领导人题词等等办法,征集、获赠和查到了大量来自国内、国外、官方和民间的珍贵的文物档案史料。截止1999年底,征集文物 2850件,积累了大量采访录音、录像及图片资料,其中国家鉴定为近代一级文物有39件。有的史料绝无仅有,非常珍贵。

1994年甲午战争爆发100周年之际,我们共收集了11位党和国家领导人为中国甲午战争博物馆的题词,特别是时任中共中央总书记、国家主席江泽民同志还为中国甲午战争博物馆题写了馆名;甲午战争100周年国际学术讨论会上,还收集了来自13个国家和地区的100多位专家学者提交的学术论文100多篇。这些学术论文都是当时北洋海军与甲午战争史的最新研究成果,论文收集对后来北洋海军与甲午战争史的研究起到了很好的推动作用。

1999年北洋海军将士名录墙落成之际,北洋海军将士后裔无偿捐赠了北洋海军提督丁汝昌用过的银制餐具一套,北洋海军右翼总兵兼“定远”舰管带刘步蟾用过的布料棉被一床,北洋海军将领陈兆锵用过的怀表等,这些珍贵的实物史料及历史照片资料全部归档,意义非凡。同年还征集到桃花坞、棉竹、杨家埠等民间木板年画650多张,大大丰富了档案藏品。

再次,抓好档案管理。我们先后制定了档案工作人员岗位责任制,以及档案接收、分类、立卷、归档、借阅、鉴定、销毁、保密等系列管理制度17项,使得档案工作有章可依、有规可循,逐步规范化。为了确保档案质量,从文书整理、行文、纸张、笔墨、格式到立卷等多个环节都严格遵照国家规定的统一标准;在卷宗装订、入库前,反复检查,发现问题及时解决,保证卷宗材料一个不缺,期限划分一个不错,编号排列一个不乱,排列整齐划一,进入档案室的档案全部达到标准化的要求。自成立档案室以来,从未发生过一起档案丢失、泄密、虫蛀、发霉等事故,管理水平有了很大提高。

1999年10月,岛内档案室迁至岛外。这是因为:一方面,随着中国甲午战争博物馆事业的全面发展,学术研究活动日益活跃,甲午战争学术研究中心在威海市少年路2号成立,便于档案查阅;另一方面,岛内档案室受环境及气候影响(海风湿度大),不利于档案长期保存,特别是实物档案、纸质档案和音像档案极易受潮霉变。

新档案室投资140多万元,硬件水平有了很大提高。库房面积近200平方米,工作室近30平方米,各种辅助设施齐全,消防安全器材到位。配备的9组新型档案密集柜,容量大,节约空间,而且使用安全、方便,具有良好的防尘、防鼠、防潮功能。还配备了新的计算机管理系统、空调、防盗报警系统和激光打印机、复印机、扫描仪、数码相机、光盘刻录机等先进仪器设备。

2001年1月,国家档案局发布并施行《归档文件整理规则》。我馆严格按照上级要求,改革传统立卷方法,实现了计算机介入归档文件管理工作,数据共享、一次输入、多处使用,大大提高了工作效率。

这时,我馆征集档案资料工作又有新的收获。例如:收藏日本著名学者中塚明先生的专著《蹇蹇录的世界》和《纠正被歪曲的历史》,并翻译成中文出版,共计40万字,对研究甲午战争史有着重要的意义……。

2001年,在日本著名的甲午战争史专家中塚明先生的大力协助下,征集到甲午战争期间,日军随军战地记者团拍摄的战地历史图片400多张。这些照片保存了甲午战争重要的第一手资料,是研究甲午战争、揭露日本发动侵略战争真相和博物馆陈列的弥足珍贵的重要史料。这些照片全部复制并制作成光盘资料归档。

至2007年底,馆藏各类档案1047卷。

其中文书档案236 卷, 内容包括本馆召开的重要会议、举办的重大活动及重要业务工作所行成的材料;本馆重大问题的请示与批复、批示,重要的报告、总结等;本馆机构演变、人事任免等;重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;上级机关制发的属于本馆主管业务的重要文件材料;同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本馆的复函、批复等文件材料。照片档案217卷,照片约15000张;会计档案306卷;个人档案26卷;音像电子档案112盒;实物档案89件;图纸档案36卷;其它档案25卷。

二、充分发挥档案在构建和谐社会中的作用

档案工作的核心,在于档案信息资源的开发利用,在于为和谐社会建设服务。就我馆而言,档案工作立足甲午故地,为文物保护、旅游开发、学术研究和社会教育相互促进、和谐发展做出了贡献。据不完全统计,多年来,共为政府机关、驻军、社会团体、新闻媒体等100多个单位和个人提供了大量档案资料。

(一)服务甲午故地保护

甲午战争纪念地所辖文物保护单位的数量多、分布广、规模大,而且其所有权、使用权和管理权交叉连带,错综复杂。其中28处文物遗址部分由驻军、林业部门、农村乡镇分别使用管理,给文物保护和管理工作增加了难度。我馆不等不靠,依法对纪念地所辖28处文物保护单位划定了保护范围,树立了保护标志,建立保护组织和记录档案,特别是对北洋海军提督署、龙王庙、丁汝昌寓所、水师学堂等重要建筑,还建立了平面、立面、剖面测绘档案。依靠积累齐全、完整、翔实的第一手档案资料,我馆积极建议设立甲午战争纪念地专项法规。省人大常委会立法调研组先后两次来威海实地调研考察,对我馆文物保护工作给予了积极评价。2000年10月26日,山东省人大常委会第17次会议表决通过了《山东省刘公岛甲午战争纪念地保护管理规定》,这是山东省人大通过的针对大型文物遗址进行的第一部专项法规。从而使甲午战争纪念地得到更直接有效的多重保护管理。

多年来,我馆依法成功制止了多起损毁文物遗址或破坏文物单位环境风貌的行为。例如:2008年初,威海某单位在文物保护单位——沟北船坞保护范围内非法建房,我馆依靠准确的档案资料依法予以制止,对方口服心服。

(二)服务爱国主义教育

中国甲午战争博物馆是为保护甲午故地文化遗产而立。保护的最终目的是:以史为鉴,宣传爱国主义,振奋民族精神。我馆档案工作坚定不移地为爱国主义教育服务,充分发挥了档案史料丰富的优势。

多年来,我馆尽最大努力办好陈列展览,有30多个项目跨入国家文物局评选的精品陈列行列,使展览具有强烈的吸引力、感染力和震撼力。特别是许多照片史料,具有对比强烈的视觉效果,比文书史料更能准确反映历史原貌,起到了可信的史证作用。

我馆还通过寓教于游,主动请进来看,自觉走出去讲,利用重要纪念日开展活动等形式,深入机关、学校、厂矿企业、基层部队和城镇社区,广泛开展宣传教育,使广大人民群众,特别是青少年,受到了深刻的爱国主义教育。多年来,我馆已接待了来自国内外参观者1000多万人次。在观众留言卡上,留下了数万条知耻砺志、慷慨激昂、报效祖国的留言。正如四川游客雷绍熊所说:“甲午战争虽然成了历史,但伤疤还在,把它留下来展览,让每个中国人记住这个耻辱,发奋图强,早日实现祖国强大腾飞。”

20多年来,我馆先后被国家文化部、人事部联合表彰为“全国文化工作先进集体”;被国家文物局授予全国十大“优秀社会教育基地”;被共青团中央命名为“全国青少年教育基地”;被国家六部委联合表彰为“全国中小学爱国主义教育基地”;被中共中央宣传部命名为“全国爱国主义教育示范基地”; 被中宣部、人事部、民政部、文化部联合表彰为“全国爱国主义教育示范基地先进单位”;被文化部授予“公共文化设施先进单位”;被中宣部、教育部、国防教育办公室联合授予“全民国防教育先进单位”等荣誉称号。

(三)服务学术研究

我馆拥有较为完整的北洋海军与甲午战争的历史文化遗产,拥有那一时期的实物及文献资料,档案工作服务学术研究有着得天独厚的优势。我馆充分利用这些优势,与中国史学会、中国文物保护技术协会等省内外近30家单位和专业学会,建立了合作关系,成立了学术研究机构,广泛而深入地开展了学术研究活动。多次邀请学者,就北洋海军与甲午战争、近代海防、近代海防教育、民族精神、勿忘甲午、以及古建筑修复保护工程、文物保护技术、安全防范、刘公岛甲午战争纪念地旅游规划与陈列展览总体设计方案论证、爱国主义教育基地建设、中国甲午馆发展目标等重要问题展开学术研讨。

20多年来,我馆与有关单位联合举办多类学术研讨会16次,近20个国家和地区的数百位专家学者出席了会议,对一些重大问题的探讨与认识,有许多新的突破和收获。期间,由本馆编著或参与编著的论著有10部之多,其中由戚俊杰、刘玉明教授主编的《北洋海军研究》(第一、第二、第三辑)、《甲午纵横》第一辑(上、中、下)、《勿忘甲午》、及戚俊杰、郭阳主编的《为了历史的重托——中国甲午战争博物馆二十年》等论著在国内外学术界和博物馆界引起了强烈的反响。特别是《为了历史的重托——中国甲午战争博物馆二十年》一书,资料主要来源于我馆所藏档案。这期间,博物馆还出版发行了《中国甲午战争博物馆馆刊》28期。

(四)服务刘公岛景区建设

刘公岛,是北洋海军的基地和指挥中枢,是甲午海战的主战场之一,也是北洋海军全军覆没之地,更是国人缅怀先人、反思历史的纪念地。因此,发掘其历史文化价值,保持和恢复其历史原貌,便成为进行爱国主义教育、增加旅游收入的必然选择。我馆档案工作为文物建筑修旧如旧、恢复原貌,保持纪念地的真实性与完整性,提供了大量准确的历史资料。就硬件来说,建馆以来,经抢救维修保护的文物建筑面积达2万多平方米,保护管理开放的文物景区8处,总面积10万多平方米,刘公岛景区面貌发生了巨大的变化。就品牌效应来说,我馆主题鲜明,特色突出,国内外知名,美誉度较高,是刘公岛景区的金字招牌。我馆馆存档案为刘公岛创建AAAAA级风景名胜区、为创建ISO9001国际质量体系认证、为建设数字化景区都做出了重要贡献。

三、20年档案工作的思考

我在20多年的档案工作中,对档案工作的认识不断提高,细细想来,主要有以下几点体会:

中国甲午战争博物馆收集的档案,大多以北洋海军与甲午战争为背景,是日本帝国主义对中华民族犯下滔天罪行的记录;是国人明耻励志、进行爱国主义教育和海权教育的生动教材;也是甲午馆保护甲午古迹和发挥社会效益的历史记录。作为一名甲午馆人和专职档案工作者,有责任、有义务,把档案工作做为一项惠及子孙后代的事业做好,为后人留下宝贵的财富。

多年来,各级领导对我馆档案工作给予的重视、关心、支持和指导,令我难以忘怀。2001年11月12日,原国家文物局局长张文彬视察我馆时,对我馆档案工作给予了充分肯定,并勉励我馆要充分发挥馆藏档案资源,搞好陈列展览工作;上级档案主管部门领导也曾多次亲临我馆言传身教,悉心指导;本馆领导始终思路清晰,不遗余力,抓好档案室各项业务建设。事实证明,在档案建设问题上,领导重视不重视、抓与不抓是大不一样的。

档案工作是一项政治性、业务性很强的工作,如果没有高素质的档案从业人员,要做好档案工作是很困难的。我三次参加国家、省、市组织的业务培训,无数次当面聆听业务主管部门领导、专家学者和馆领导的教诲,深受教益。我感到档案工作者三方面的素质至关重要:一是政治素质要高。要注意学习领会党的路线方针政策,识大局,跟党走,牢牢把握档案工作正确的方向;二是业务素质要高。要善于学习,在实践中不断提高业务水平和工作能力;三是职业道德素质要高。要培养档案意识,热爱档案事业,恪尽职守。

档案工作的根本目的在于有效利用。档案工作者不仅要有档案意识,还要有很强的信息意识,关注档案信息的内容和价值,从社会和单位建设需要出发,加以利用。我馆档案着眼为文物保护、旅游资源开发、爱国主义教育服务,取得了良好的经济效益和社会效益。实践证明,坚持档案工作要开放不要封闭,要主动服务不要被动等待的原则,对档案开发利用有着重要的现实意义和长远意义。

展望中国甲午战争博物馆档案建设事业,任重道远。我坚信,有各级领导的关心支持,有上级业务部门的检查指导,有甲午馆事业蒸蒸日上的良好基础,甲午馆的档案事业一定会越来越好。


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李学莲,中国甲午战争博物馆馆员。


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